Equipo y roles

En Ajustes → Equipo está la gente que trabaja en este espacio y el rol de cada una. El rol decide qué puede hacer cada persona; no decide qué conversaciones lleva, que es otra cosa y tiene su propia página. Aquí explicamos los roles, cómo entra alguien nuevo, cómo cambia de rol y cómo sale.

Quién es quién#

Hoy hay cuatro roles, de menos a más:

• Agente — atiende conversaciones. Es el rol de quien responde a los contactos.
• Gestor — lleva el día a día: campañas, automatizaciones, contactos, consentimiento y captación, además de sus conversaciones.
• Administrador — configura el espacio: el número, las reglas, el equipo y las integraciones del espacio. Nunca toca la cuenta.
• Dueño — todo lo anterior y, además, la cuenta: lo que es del negocio y no de un espacio.

El rol es de cada espacio: la misma persona puede ser Gestor en un espacio y Agente en otro del mismo negocio.

Lo que incluye cada rol, por áreas:

Área	Qué permite	Agente	Gestor	Administrador	Dueño
Conversaciones	Responder, asignar, etiquetar y anotar.	Sí	Sí	Sí	Sí
Contactos	Ver y editar la base de contactos.	—	Sí	Sí	Sí
Consentimiento	Altas y bajas de marketing y avisos de Centinela.	—	Sí	Sí	Sí
Campañas	Crear y lanzar campañas y oleadas.	—	Sí	Sí	Sí
Automatizaciones	Crear y publicar flujos y reglas.	—	Sí	Sí	Sí
Captación	Formularios, botones y palabras clave.	—	Sí	Sí	Sí
Equipo	Invitar a personas con un rol por debajo del suyo.	—	Sí	Sí	Sí
Ajustes	Número de WhatsApp, roles, bajas y palancas de seguridad.	—	—	Sí	Sí
Borrado de datos	Eliminar contactos de forma permanente.	—	—	Sí	Sí
Cuenta	Facturación, perfil del negocio, espacios y conexiones.	—	—	—	Sí

Es la misma lista que ves al invitar a alguien: debajo del selector de rol, Konverda marca qué áreas incluye el rol elegido y cuáles no. No la escribimos a mano: sale del mismo mapa de permisos con el que el servidor decide qué deja hacer a cada uno, así que lo que se promete al invitar es lo que luego se cumple.

Una sola regla decide quién nombra a quién: cada rol solo nombra, cambia o da de baja roles por debajo del suyo, y el Dueño puede con cualquiera. Todo lo que sigue sale de ahí.

Invitar a alguien#

En Ajustes → Equipo, la línea Invitar a alguien pide tres cosas: el Email, el Nombre (si es nuevo) y el Rol. Pulsa Invitar y sale el correo.

• Rol solo ofrece los roles que tú puedes dar: los que están por debajo del tuyo. Un Dueño ve los cuatro; un Administrador, Gestor y Agente; un Gestor, solo Agente.
• Nombre solo se usa si la persona es nueva en Konverda. Quien ya usa Konverda en otro espacio conserva su nombre y su foto, escribas lo que escribas.
• Debajo del rol, Konverda te enseña qué áreas incluye (la tabla de arriba) y te recuerda lo que va a pasar: «Recibirá un correo con un enlace personal. Si ya usa Konverda en otro espacio, entrará con su contraseña de siempre y conserva su nombre y su foto».

Invitar no sirve para cambiar el rol de alguien que ya está en el espacio: si la dirección ya es de un miembro, Konverda te lo dice y no toca nada. El rol se cambia desde el menú de esa persona (más abajo).

Cuando invita alguien que no es Dueño, quienes están por encima se enteran: si invita un Gestor, los Administradores y los Dueños reciben un aviso en Konverda con quién ha entrado y con qué rol; si invita un Administrador, lo reciben los Dueños. El equipo puede crecer sin ellos, pero nunca a sus espaldas.

Cada espacio tiene un tope de 30 invitaciones por hora, reenvíos incluidos. Un equipo real no llega; está para que nadie pueda convertir las invitaciones en un canal de correo masivo.

Lo que recibe la persona invitada#

Le llega un correo de invitación con el nombre del espacio y un botón Aceptar invitación. El enlace es personal y caduca en 7 días. Lo que pasa al pulsarlo depende de si ya usa Konverda:

• Si es nueva, elige su contraseña y entra. Con esa contraseña entrará a todos los espacios a los que tenga acceso.
• Si ya usa Konverda en otro espacio, no tiene que crear nada: entra con su contraseña de siempre y acepta la invitación en el mismo paso.

Si abre el enlace en un navegador donde hay otra sesión iniciada, Konverda no toca esa sesión: le dice para qué dirección es la invitación y le ofrece cerrar sesión para aceptarla. Y si el enlace ha caducado, ya se usó o la invitación se retiró, verá Invitación no válida y tendrá que pedir que se la reenvíen.

Invitaciones pendientes#

Mientras la persona no entra por primera vez, aparece en Invitaciones pendientes, con la etiqueta Pendiente y la fecha en que salió el correo. En cuanto entra, pasa a Miembros la próxima vez que vuelvas a la pestaña, sin recargar.

En su menú hay dos opciones:

• Reenviar invitación — manda un correo nuevo con un enlace nuevo. El anterior deja de funcionar: solo hay un enlace vivo por invitación.
• Retirar invitación — la persona deja de tener acceso a este espacio y, si ya recibió el correo, su enlace deja de funcionar.

Konverda no deja retirar la invitación del único Dueño del espacio, ni la de alguien que es el responsable por defecto o que ya tiene conversaciones asignadas: primero hay que dar eso a otra persona. Retirar es solo para quien no ha entrado nunca; a quien ya trabaja aquí se le da de baja (más abajo).

Cambiar el rol de alguien#

El rol se cambia desde el menú de la persona. Las opciones salen de la regla de arriba:

• Hacer … sube a alguien de rol: Hacer gestor, Hacer administrador, Hacer dueño.
• Pasar a … lo baja: Pasar a administrador, Pasar a gestor, Pasar a agente.

Solo ves las opciones que puedes dar, y solo en personas cuyo rol actual también está por debajo del tuyo. En la práctica:

Tú eres	Puedes mover
Dueño	A cualquiera, a cualquier rol, también a otro Dueño.
Administrador	Gestores y Agentes, entre esos dos roles. A otro Administrador o a un Dueño, no.
Gestor	A nadie.

Nadie cambia su propio rol. Antes de aplicar el cambio, Konverda te enseña qué gana la persona si sube o qué conserva si baja, y al confirmarlo le llega un aviso: por ejemplo, «Ahora eres Administrador».

Los dueños#

El Dueño es el único rol que llega a la cuenta. Solo un Dueño puede:

• entrar en Cuenta y en Plan y facturación, dentro de Ajustes;
• nombrar a otro Dueño o a un Administrador, al invitar o al cambiar un rol;
• cambiar el rol de un Administrador o de otro Dueño, o darlos de baja.

Además, un Dueño ve todos los espacios del negocio, no solo aquellos a los que pertenece (cambiar de espacio).

Puede haber varios Dueños, y es buena idea cuando más de una persona responde por el negocio. Lo que no puede pasar es quedarse sin ninguno: el espacio siempre conserva al menos un Dueño. Al último no se le puede pasar a otro rol, ni dar de baja, ni retirar su invitación.

Como nadie cambia su propio rol, dejar de ser Dueño es cosa de otro Dueño: primero nombras a quien te sustituye con Hacer dueño, y luego es esa persona quien te pasa a otro rol (Konverda lo titula Dejar de ser dueño).

Quién lleva las conversaciones#

El rol decide qué puede hacer cada persona; qué conversaciones lleva se decide aparte, con una persona responsable por conversación y memoria de quién atendió a cada contacto (quién lleva cada conversación). En Equipo tocan dos piezas de eso. La tarjeta Responsable por defecto, que ven los Dueños y los Administradores, elige quién recibe las conversaciones de contactos nuevos, y la fila de quien ocupa ese puesto lleva la etiqueta Por defecto. Cambiarla no mueve nada de lo que ya está abierto, y por eso Konverda te lo pregunta antes con Cambiar el responsable por defecto (qué hace y qué no). Y Transferir conversaciones, en el menú de cada persona, pasa todas las suyas a otra de golpe (cuándo usarlo).

Cuando alguien se va#

Cuando alguien deja el equipo, se le da de baja desde su menú con Dar de baja. Pueden hacerlo los Administradores (a Gestores y Agentes) y los Dueños (a cualquiera, salvo al último Dueño). Nadie se da de baja a sí mismo.

Es un solo paso, a propósito:

1. Konverda te enseña todo lo que esa persona todavía tiene: sus conversaciones, los puntos de captación y los repartos de campañas y automatizaciones en los que está, y el puesto de responsable por defecto si es suyo.
2. Te pregunta una vez quién se queda con todo ello (Transferir a…). Sin elegir a alguien, el botón no se activa.
3. Al confirmar (Transferir y dar de baja), todo pasa a esa persona y la baja se aplica en el mismo momento.

Si no tiene nada asignado, no hay nada que elegir: el botón dice simplemente Dar de baja.

Lo que pasa después:

• Pierde el acceso a este espacio al momento. Si trabaja en otros espacios del negocio, ahí sigue.
• Su historial se queda con su nombre: sus mensajes, sus notas y sus archivos. Una baja no borra a nadie del pasado.
• Sus conversaciones pasan a la persona elegida, y con ellas la memoria de esos contactos: a partir de ahora vuelven con la nueva.
• En los repartos, la persona elegida ocupa su hueco. Si ya estaba en ese mismo reparto, conserva su parte y la de quien se va desaparece, para no descuadrar los porcentajes.
• Deja de aparecer en el equipo y en los selectores: ya no se le puede asignar nada.

Para los contactos que la «recordaban» sin tener una conversación suya abierta, mira cuando alguien deja el equipo.

Si la persona no llegó a entrar nunca, no se le da de baja: se retira su invitación.

Si vuelve#

Si más adelante invitas otra vez a la misma dirección, vuelve al espacio con el rol de la nueva invitación y con su historial de siempre. Lo que se transfirió al darla de baja no vuelve: se queda con quien lo recibió. Aparece como pendiente hasta que entra, igual que cualquier invitación.

Lo que un Gestor puede hacer aquí#

Un Gestor entra en Ajustes y encuentra una sola sección: Equipo. Ahí puede:

• ver a todo el equipo y las invitaciones pendientes;
• invitar a Agentes;
• reenviar y retirar invitaciones pendientes.

No puede cambiar roles, elegir el responsable por defecto, dar de baja a nadie ni pasar en bloque las conversaciones de otra persona: eso es de los Administradores y los Dueños. Cada vez que un Gestor invita a alguien, ellos reciben un aviso.

Un Agente no tiene Ajustes: su trabajo está en las conversaciones.